매주 월요일, 정산 보고서가 이미 와 있다
회계 에이전트에 엑셀을 붙이고, 문서 에이전트에 보고서를 맡긴 뒤, 승인 한 번을 월요일 자동화로 올렸다.
Accounting · Automation
매주 월요일 아침, 정산 엑셀을 열고 항목을 나눠 보고서를 붙이는 일이 한 사람의 반나절을 가져갔다. HandOff에서는 그 일을 에이전트 두 명과 승인 한 번, 그리고 월요일 스케줄로 바꿨다.
업무 흐름
요청 한 줄이 Task가 되고, 회계가 숫자를 모은 뒤 문서 담당이 보고서를 붙인다. 사람이 승인한 뒤에만 메일로 나간다.
1. 요청지난주 비용 정산하고 보고서 초안까지
2. 회계 에이전트거래 분류, 누락 체크, 합계
3. 문서 에이전트정산표와 보고서 초안
4. 승인Inbox에서 숫자와 수신자 확인
5. 전달메일 발송, 파일은 Task에 남음
에이전트에 붙인 도구
기본 조직도의 Accounting & Finance와 Documents & Reports를 그대로 썼다. 빈 에이전트가 아니라, 역할에 맞는 도구만 붙여서 한 Task 안에서 넘기게 했다.
Accounting & Finance웹 검색, 엑셀 읽기·집계, 내부 파일. 카드 내역과 세금계산서 시트를 받아 계정 과목을 나누고 합이 안 맞는 줄을 표시한다.
Documents & Reports문서 생성, 엑셀 출력. 회계가 남긴 표로 한 장짜리 주간 정산 초안을 만들고 수신 문안까지 붙인다.
한 번 돌려 본 결과
채팅에 “지난주 비용 정산하고 경영진용 한 장 보고서 초안까지”라고 넣었다. HandOff가 회계 → 문서 → 승인 순서를 제안했고, 승인한 뒤에만 메일이 나갔다.
- 회계 에이전트가 분류표와 누락 3건을 표시
- 문서 에이전트가 주간 정산 초안 파일과 메일 문안을 같은 Task에 첨부
- 담당자가 승인하면 결과가 남고, 거절하면 그 지점부터 다시 돈다
매주 월요일로 고정
한 번 끝난 Task를 자동화에 올렸다. 매주 월요일 09:00, 같은 요청 문장, 같은 에이전트, 같은 승인 자리. 사람이 하는 일은 숫자를 고치는 것이 아니라 통과시키는 일이 됐다.
달라진 월요일
반나절이던 정산이, 출근 후 Inbox 확인 한 번으로 줄었다. 분류 규칙은 회계 에이전트에 남고, 보고서 톤은 문서 에이전트에 남고, 외부로 나가는 손은 사람만 가진다. 다음 주는 요청을 다시 적지 않는다.